Pre malú firmu s malým počtom transakcií môže dôvtipný majiteľ firmy použiť program Excel ako náhradu za účtovný softvér. Excel má všetky nástroje potrebné na vytvorenie a údržbu hlavnej knihy, ale vyžaduje solídne porozumenie základného účtovníctva a pozornosť k detailom. Pre podnikateľov, ktorí si nie sú istí, či sú pripravení alebo majú zdroje na investovanie do účtovného softvéru, môže byť program Excel dobrým miestom na začatie vedenia účtovných záznamov až do zakúpenia účtovného softvéru.
Použitie programu Excel ako hlavnej knihy
Jednoduché nastavenie vedenia záznamov by malo najprv obsahovať stĺpce pre dátum transakcie, opis transakcie a referenčné číslo, ako napríklad faktúru alebo kontrolné čísla. Nasledujúce stĺpce obsahujú zoznam všetkých účtov, ktoré sa majú použiť počas roka. Pri výbere účtov by sa malo dôkladne zamyslieť, pretože bude ťažké vrátiť sa neskôr a vykonať zmeny. Zľava doprava by prvé uvedené účty mali byť účty výkazu ziskov a strát, počínajúc príjmami a končiac nákladmi. Ďalej budú účty aktív, potom pasívne účty a nakoniec všetky majetkové účty.
Hlavná kniha používa podvojné účtovníctvo na sledovanie všetkých transakcií spoločnosti a je dôležité dôkladne porozumieť tomuto pojmu skôr, ako začneme používať Excel ako hlavnú knihu.
Čo je podvojné účtovníctvo?
Ak ide o novú spoločnosť, prvou transakciou bude pravdepodobne kapitál investovaný do spoločnosti. Povedzme napríklad, že podnikateľ menom Jane sa rozhodne otvoriť strojový park. Má úspory zo 750 000 dolárov na začatie podnikania a otvára si obchodný kontrolný účet s prostriedkami.
Pri použití konceptov podvojného účtovníctva Jane vie, že táto transakcia zvýši hotovostný účet spoločnosti (debetný zápis) a vyrovná sa zvýšením majetkového účtu vlastníka (kreditný zápis). V tomto systéme Excel by sa mali všetky debetné zápisy zaznamenať ako kladné hodnoty, zatiaľ čo všetky úverové vstupy by sa mali zaznamenávať so zápornými hodnotami.
V tomto príklade by Jane mala do prvého riadku tabuľky zadať dátum transakcie a popis, napríklad „kapitálová investícia“. Potom vloží pozitívny zápis 750 000 dolárov do stĺpca „hotovosť“ v tabuľke a negatívny zápis 750 000 dolárov do stĺpca účtu „vlastný kapitál“ v tabuľke. Na overenie čísel by Jane mala použiť vzorec súčtu, aby sa zabezpečilo, že všetky položky v každom riadku budú nulové.
Odtiaľ Jane bude naďalej zadávať riadok pre každú transakciu. Ak zakúpi vybavenie s hotovosťou spoločnosti, Jane vstúpi do transakcie, aby zobrazila debet alebo kladný zápis do stĺpca účtu zariadenia a kredit alebo negatívny zápis do stĺpca účtu hotovosti. Ak predáva obrábacie služby zákazníkovi, zaúčtuje kredit na účet „výnos“ a na ťarchu účtu „vlastný kapitál“.
Nakoniec by sa celková suma za každý stĺpec účtu mala spočítať v dolnej časti tabuľky. Súčet všetkých účtov príjmov sa môže spočítať na výpočet bežného čistého príjmu. Podľa potreby je možné nakonfigurovať ďalšie stĺpce, napríklad na výpočet celkových aktív, celkových pasív a celkového imania.
![Ako používať Excel ako všeobecnú účtovnú knihu Ako používať Excel ako všeobecnú účtovnú knihu](https://img.icotokenfund.com/img/financial-analysis/432/how-use-excel-general-accounting-ledger.jpg)