Enterprise Resource Planning (ERP) je procesne orientovaná metodika, ktorá integruje systémy používané v rôznych oddeleniach spoločnosti a umožňuje ľahký a jednotný tok informácií pod definovanými kontrolami, pomocou softvérových aplikácií a definovaných osvedčených postupov.
Tento článok popisuje nástroje používané v ERP a ich vlastnosti pre rôzne funkcie, ktorým obstarávajú. Aby sme lepšie porozumeli nástrojom, začnime funkčnými požiadavkami.
Čo je potrebné od ERP systému?
Každý systém ERP musí v zásade spĺňať nasledujúce funkčné požiadavky.
- Musí to byť zjednotený systém s ľahko použiteľnými aplikáciami a rozhraniami, ktorý bez problémov funguje na viacerých oddeleniach s nevyhnutnou spoločnou databázou s riadeným prístupom (alebo viacerými, ale zdieľanými databázami), ktorá je prístupná prostredníctvom rôznych aplikáciíVyhľadávacie a vykazovacie nástroje na generovanie správ založených na rôznych parametre (ako „všetky nevybavené objednávky k včerajšku v kategórii„ hračky “). Škálovateľnosť, prispôsobenie a ľahká integrácia ad hoc modulov podľa potreby
Nástroje, ktoré spĺňajú požiadavky ERP:
Aby sa vyhovelo potrebám vyššie uvedených funkčných požiadaviek, sú nasledujúce nástroje a aplikácie povinne integrované do systému ERP.
Ukladanie údajov a správa informácií so zavedeným pracovným tokom naprieč rôznymi oddeleniami a funkciami sú chrbtovou kosťou akéhokoľvek systému ERP. Na ukladanie údajov je k dispozícii viacero riešení a nástrojov, medzi ktoré patria relačné databázy od spoločností ako Oracle, Sybase, DB2 a bezplatné ponuky s otvoreným zdrojom, ako napríklad Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby atď. Medzi ďalšie nástroje na správu informácií môžu patriť systémy na správu obsahu (CMS). a aplikácie úložiska.
V závislosti od odvetvia a požadovaných funkcií je potrebné zvoliť vhodnú funkciu. Výrobca môže zistiť, že transakčná databáza, ako je Oracle alebo MySQL, je relevantnejšia, pretože údaje založené na transakciách sa pohybujú rôznymi stavmi (od výroby po inventúru až po zachytenie objednávky až po predaj). Na druhej strane spoločnosť zaoberajúca sa online obsahom môže nájsť systém úložísk CMS s kontrolou verzií, ktorý lepšie vyhovuje ich potrebám.
Databáza alebo úložisko môžu byť buď jediné centralizované alebo viacnásobné s automatickým tokom údajov z jednej databázy do druhej. Definovaný pracovný tok zaisťuje plynulý pohyb údajov. Databázy môžu byť hostené lokálne alebo vzdialene alebo dokonca v cloude.
· Aplikácie a rozhrania s vhodnou kontrolou povolení:
Ukladanie a správa údajov vyžaduje na spracovanie údajov prístup iba na čítanie alebo úpravy. Akonáhle sa položky vyrobia, musia sa označiť ako hotové zásoby. Oddelenie správy zásob ho potom aktualizuje ako pripravené na predaj. Po zakúpení by sa položka mala aktualizovať na stav predaja a podobne. Aby sa to dosiahlo, ľahko použiteľné aplikácie a rozhrania tvoria neoddeliteľnú súčasť každého ERP systému, ktorý má tiež definované ovládacie prvky a oprávnenia. Napríklad, keď je položka označená ako predaná, iba prevádzkovatelia logistických oddelení by mali mať možnosť ju ďalej aktualizovať, zatiaľ čo operátori z výrobného alebo skladového oddelenia by mali mať prístup len na zobrazenie.
Podobne v prípade nástroja ERP na písanie obsahu, keď autor predloží obsah do editora na preskúmanie, mal by byť schopný ho zmeniť iba editor, aby sa predišlo akýmkoľvek duplikáciám a konfliktom obsahu.
Aby bolo možné zabudovať také ovládacie prvky, aplikácie a rozhrania založené na povoleniach, akékoľvek riešenie ERP, ktoré môže byť založené na prehliadačoch, inštaláciách stolných počítačov alebo tabletových / mobilných aplikáciách. Výrobný tím na stacionárnom mieste bude uprednostňovať rozhranie pre stolné počítače, zatiaľ čo predajný tím, ktorý je neustále v pohybe, bude využívať rozhranie založené na prehliadači alebo mobilnú aplikáciu.
ERP systém pozostáva z viacerých modulov a archívov údajov, kde aktualizácie a akcie údajov sledujú logicky definovanú postupnosť založenú na obchodných potrebách. To predstavuje pracovný postup. Workflow možno považovať za myseľ ovládajúcu rôzne telesné funkcie (tok krvi, vzduchu, potravy a ďalších zásob, pohyb častí tela atď.). Jasne definovaný pracovný postup s primeraným prístupom na rôznych úrovniach je nevyhnutnou súčasťou každého riešenia ERP.
Bežne používané nástroje implementované v rámci ERP zahŕňajú Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, atď.
Ďalšou dôležitou požiadavkou systému ERP je generovanie úrovne riadenia, úrovne oddelenia, úrovne tímu alebo jednotlivých úrovní správy. Zvyčajne je k dispozícii buď vo forme dashboardu (v zobrazení údajov v reálnom čase - zobrazuje také informácie, ako sú prijaté objednávky, ale ešte neboli odoslané, neúspešné platby za posledný týždeň atď.) Alebo prispôsobiteľné správy generované v bežných slovných alebo dátových údajoch - úpravy aplikácií, ako sú tabuľky.
Väčšina nástrojov na vytváranie prehľadov a dashboardov pracuje v reálnom čase (alebo s minimálnym časovým oneskorením). Rovnako ako aplikácie, ktoré používajú oddelenia na aktualizáciu údajov, aj tieto nástroje na vytváranie prehľadov / zobrazenia dashboardu sú k dispozícii ako inštalácie založené na prehľadávači alebo stolnom počítači. Zahŕňajú tiež funkcie na konci dňa, ktoré ponúkajú zasielanie správ e-mailom s grafmi / grafmi / tabuľkami ako prílohy programu Microsoft Excel alebo Word.
· Komunikačné nástroje:
V každom systéme pracujúcom na viacerých oddeleniach je komunikácia povinná. Systémy ERP to uľahčujú tým, že ponúkajú nástroje na automatizované generovanie pošty, okamžité správy, chat alebo všeobecné vysielacie funkcie na úrovni jednotlivcov a skupín. Povedzme, že keď je objednávka označená ako „Pripravené na odoslanie“, do logistického oddelenia by sa mal spustiť automatizovaný poštový podnik, aby sa začal proces odoslania; Alebo ak sa v kuchyni v pizzerii vyskytol problém, všetkým ostatným oddeleniam sa môže poslať všeobecná správa, aby sa prestali prijímať ďalšie objednávky.
Zahrnuté sú aj ďalšie funkcie okamžitých správ (napríklad funkcie Lync, Chatter alebo Yammer), ktoré umožňujú ľahkú a okamžitú komunikáciu.
Okrem vyššie uvedených nástrojov, ktoré sú neoddeliteľnou súčasťou každého systému ERP, existujú aj ďalšie nástroje, ktoré je možné podľa potreby integrovať:
Do systému ERP je možné integrovať množstvo analytických nástrojov pre podnikovú inteligenciu, prediktívnu analýzu, získavanie údajov a súvisiacu analýzu. Tieto analytické nástroje sa používajú na získanie cenných poznatkov na vytváranie strategických obchodných rozhodnutí založených na dostupných údajoch (ako je sledovanie správania spotrebiteľov pri nákupoch na dovolenke, porovnávacie výsledky pre výrobky v červenej farebnej polici s vyššími predajmi ako v modrej poličke atď.)
· Nástroje na prideľovanie zdrojov a plánovanie úloh:
Systémy ERP môžu tiež integrovať nástroje na prideľovanie zdrojov medzi oddeleniami a úlohami (pre odvetvia náročné na pracovnú silu). Tieto nástroje pracujú na jednoduchom princípe definovaného času, ktorý úloha / projekt vyžaduje, proti harmonogramu dostupnosti zdrojov. Po dokončení úlohy je prostriedku automaticky pridelená nová úloha, ktorá zodpovedá jeho schopnostiam, alebo je vložená do oblasti pre ďalšie priradenie. Nástroje majú funkčnosť pre manuálny zásah na úrovni supervízora v prípade oneskorenia úlohy. Medzi výhody patrí jasné zviditeľnenie súčasného a budúceho pracovného zaťaženia, optimálne využitie zdrojov, skúmanie možností automatizácie atď.
· Ďalšie funkcie: ERP systémy môžu integrovať moduly pre riadenie ľudských zdrojov, riadenie projektov, systémy na sledovanie času, správu dokumentov atď. Podľa potrieb podniku. Existuje veľké množstvo nástrojov špecifických pre každý typ odvetvia a funkcie a predajcovia ERP poskytujú pomoc zainteresovaným klientom pri výbere toho najlepšieho. Internet je vždy k dispozícii pre svojpomoc pri získaní požadovaných informácií.
Zrátané a podčiarknuté:
ERP je komplexný rámec na implementáciu a zvyčajne potrebuje špecializovaného dodávateľa na implementáciu. Dve veľké prekážky identifikované pri implementácii ERP sú vysoké náklady a nedodržiavanie najlepších postupov. Aj keď náklady možno do určitej miery zmierniť starostlivým ohodnotením rôznych predajcov a vyhodnotením bezplatných nástrojov s otvoreným zdrojom, ďalšiu výzvu v prípade nedostatkov v dôsledku nedodržania najlepších postupov možno zmierniť zameraním odbornej prípravy na zamestnancov. Správne hodnotenie v počiatočných fázach, partnerstvo s predajcami so správnymi odbornými znalosťami a jasnosť požiadaviek od začiatku pomôže účinnej a úspešnej implementácii nástrojov ERP. (Súvisiace čítanie nájdete v časti „Prípadové štúdie úspešného plánovania podnikových zdrojov“).
