Čo je to poukaz?
Poukaz je dokument, ktorý používa oddelenie záväzkov spoločnosti na zhromažďovanie a ukladanie všetkých podporných dokumentov potrebných na schválenie platby záväzku. Poukážka je v podstate zálohové dokumenty pre účty, ktoré sa majú zaplatiť. Splatné účty sú krátkodobé účty, ktoré dlhujú spoločnosti predajcom a dodávateľom.
Poukážka je dôležitá, pretože je to mechanizmus vnútornej kontroly účtovníctva, ktorý zaisťuje, že každá platba je riadne autorizovaná a že zakúpený tovar alebo služby sú skutočne prijaté.
Kľúčové jedlá
- Poukaz je dokument používaný oddelením účtovníctva spoločnosti, ktorý obsahuje podporné dokumenty k faktúre. Poukaz je v podstate záložný dokument k splatným účtom, čo sú účty, ktoré spoločnosti dlhujú dodávateľom a dodávateľom. Dokumenty v poukaze môžu obsahovať faktúra, dlžná suma, dátum splatnosti, účty hlavnej knihy a prepravné doklady.Všetky sumy dlžných voucherov sa sčítajú celkom a jedna jednorazová suma sa zaznamená v súvahe ako účty splatné.
Ako poukazy fungujú
Spoločnosti majú rôzne krátkodobé finančné záväzky voči dodávateľom a predajcom počas účtovného obdobia. Spoločnosť pravdepodobne bude musieť kúpiť zásoby alebo suroviny od dodávateľov, ktorí sa používajú pri výrobe tovaru spoločnosti. Dodávatelia v zásade poskytujú spoločnosti úver, ktorý umožňuje platbu v blízkej budúcnosti, napríklad 30, 60 alebo 90 dní.
Poukážka je formulár, ktorý obsahuje všetky podporné dokumenty, ktoré ukazujú dlžné peniaze a všetky platby zaplatené dodávateľovi alebo predajcovi za neuhradenú splatnú sumu. Poukaz a potrebné dokumenty sú zaznamenané v registri poukazov. Niektoré podporné dokumenty v doklade môžu obsahovať:
- Faktúra od dodávateľaVývozca alebo meno dodávateľa, ktoré sa má zaplatiťTermálne podmienky na platbu, ako je dlžná suma, dátum splatnosti a akékoľvek zľavy poskytnuté dodávateľom za predčasné splatenie faktúry. účty, ktoré sa majú používať na účtovné účelyPodpisy od splnomocnených zástupcov spoločnosti na nákup a platbu. Doklad o platbe a dátum po zaplatení faktúry dodávateľovi
Celková suma všetkých voucherov, ktoré majú dlžné zostatky, sa v súvahe zaznamenáva ako záväzky. Po zaplatení poukážky je doklad o úhrade zahrnutý do poukážky a zaznamenaný ako platený poukaz.
Ako sú poukážky užitočné
Poukážky spoločnosti slúžia ako kľúčový zdroj dôkazov pri vykonávaní auditu. Audítor vykonáva súbor postupov, aby určil, či účtovná závierka neobsahuje významné nesprávnosti. Poukazy dokazujú, že zakúpený tovar bol skutočne prijatý, čo podporuje tvrdenie audítora, že tovar a služby zverejnené v účtovnej závierke skutočne existujú. Poukazy tiež zdôvodňujú hotovostné platby firmy dodávateľom a dokumentujú účty hlavnej knihy použité na zaúčtovanie transakcie.
Používanie systému poukážok tiež znižuje riziko, že sa zamestnanci spoliehajú na krádež majetku spoločnosti. Podniky zamestnávajú segregáciu povinností, aby zabránili krádeži zamestnancov, čo znamená, že kritické úlohy sú priradené rôznym ľuďom v organizácii. Poukážka dokumentuje, že úlohy vykonávajú viacerí ľudia, a vytvára papierovú stopu, aby audítor mohol potvrdiť, že povinnosti boli riadne oddelené.
Príklad poukážky
Miestna reštaurácia objednáva mäso a ryby každých pár dní od svojich predajcov. Manažér reštaurácie vyplní objednávku na 30 libier mäsa a majiteľ iniciuje objednávku na schválenie zásielky. Po prijatí zásielky sa obsah zásielky porovná s objednávkou, aby sa zabezpečilo, že zásielka sa zhoduje s objednávkou. Reštaurácia dokončí potvrdenie o dodaní, aby dokumentovala tento proces, a potvrdenie o doručení sa porovná s faktúrou dodávateľa.
Poukážka, ktorá je titulnou stránkou s vysvetlením priložených dokumentov, zahŕňa nákupnú objednávku, potvrdenie o doručení a faktúru. Suma nákupu sa pripočíta a zaznamená na účty splatné v súvahe až do ich vyplatenia. Majiteľ pred podpísaním šeku skontroluje všetky informácie o poukaze.
Poukaz zahŕňa aj účty hlavnej knihy, ktoré sa používajú na zaznamenanie transakcie. Napríklad reštaurácia môže pripísať (zvýšiť) účet inventára mäsa a zaúčtovať (znížiť) hotovostný účet na zaznamenanie platby. Zaznamená sa potvrdenie o zaplatení a dátum preukazujúci, že bol poukaz zaplatený. Splatné účty budú odzrkadľovať nižší zostatok z dôvodu zaplatenia faktúry za predpokladu, že nevzniknú žiadne ďalšie záväzky.
![poukaz poukaz](https://img.icotokenfund.com/img/financial-analysis/530/voucher.jpg)